Par Ash Brar et Ashfaq Ahmad
La synergie des équipes qui collaborent en face à face est difficile à égaler. En fait, ceux qui prônent le travail complètement au bureau, font valoir que les coéquipiers collaborent mieux lorsqu’ils sont ensemble dans le même espace. Malgré la lassitude liée aux appels vidéo, nous croyons que les bons outils de communication et de collaboration peuvent recréer la proximité et l’accès de la collaboration dans un même espace et favoriser cette fameuse synergie! Notre solution de voix hébergée avec Webex en est un parfait exemple.
La fonction de tableau blanc de Webex en est l’illustration la plus simple. On dit qu’une image vaut mille mots… alors un organigramme griffonné ou un croquis d’un circuit doit en valoir au moins cent! En cette ère de collaboration virtuelle, nous avons tous été frustrés d’avoir à expliquer un concept par courriel, par clavardage ou par téléphone, alors qu’un dessin nous aurait pris 30 secondes. Dans Webex, les utilisateurs peuvent facilement créer un tableau blanc et dessiner leurs idées plus visuelles à l’aide de leur souris (ou d’un écran tactile) pour les consigner et les partager aussi facilement qu’en personne.
Outre le tableau blanc, ce sont les fonctions d’espaces et d’équipes qui permettent à Webex d’être plus qu’une plateforme de communications unifiées avec d’excellentes capacités de vidéoconférence et d’appel vidéo. Elles en font un outil de collaboration flexible, dynamique et fluide.
L’espace Webex – là où les collaborateurs… collaborent !
Un « espace » Webex est un lieu virtuel où un groupe de personnes peut communiquer sur un projet ou un sujet particulier. Comme sur la plupart des plateformes de messagerie instantanée (ou de « clavardage »), les membres d’un espace peuvent partager des fichiers et des liens, épingler des messages importants, créer des fils de conversation et ajuster leurs paramètres de notification en fonction de leurs besoins. Mais avec Webex, tous les documents partagés sont soigneusement stockés dans la bibliothèque de l’espace pour un accès facile. Les membres peuvent accéder à tous les fichiers et les liens partagés dans leur espace en accédant à la bibliothèque, plutôt que de faire défiler un flux de clavardage sans fin.
Ce qui est formidable, c’est que n’importe quel membre d’un espace peut programmer une réunion pour le groupe, ce qui fait que l’équipe ne dépend pas d’un membre en particulier pour assurer l’animation. Les membres peuvent aussi organiser des réunions d’urgence ou improvisées qui envoient une notification à tous les autres membres de cet espace. De plus, la tenue de réunions dans un espace permet de cataloguer l’heure et la durée des réunions dans le flux de l’espace.
Les espaces d’équipes dans Webex – pour collaborer tout en restant organisés
Les espaces sont parfaits pour tenir les groupes informés de certaines questions, pour les collaborations à court terme et les projets axés sur une échéance. L’interface de type « fil de nouvelles » permet une communication constante et garantit que les instructions, les demandes et les messages ne sont pas oubliés. Cela dit, ce type d’interface peut vite sembler encombrée pour les membres de l’espace qui ne sont pas concernés par tout ce qui est partagé. Ainsi, une meilleure pratique consiste à créer plusieurs espaces à des fins très précises, plutôt que quelques espaces à plus grande portée. Après tout, ce n’est pas l’espace qui manque!
Pour un projet complexe où plusieurs collaborateurs travaillent sur différentes composantes, la création d’une équipe est toute désignée, car les équipes peuvent regrouper une multitude d’espaces sous un thème commun. Dans Webex, on crée des équipes en ajoutant des membres, qui peuvent ensuite décider les espaces qui sont pertinents pour eux. Les équipes donnent aux gestionnaires de projets une visibilité inégalée, car ils peuvent suivre de près plusieurs collaborations étroites dans des espaces distincts, tout en conservant une vue d’ensemble de toutes les activités liées au projet.
Lorsqu’on crée une équipe, celle-ci est dotée d’un « espace général », un lieu adapté aux communications au sens large avec les membres de l’équipe. Elle peut aussi contenir des renseignements et des documents plus permanents, comme un wiki d’équipe et des protocoles propres à des projets.
Collaborateurs externes – une connexion facile et sécuritaire
Les utilisateurs d’équipes et d’espaces ne sont pas limités à communiquer uniquement avec les membres de l’organisation. Webex permet aussi d’ajouter des personnes de l’extérieur de l’organisation à une équipe ou à un espace. Cela signifie que vous pouvez collaborer avec des intervenants externes pour régler les problèmes plus rapidement et tenir informés les entrepreneurs, les fournisseurs et les clients.
Ce qui distingue Webex des plateformes similaires, c’est que les utilisateurs peuvent ajouter des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants à des équipes ou des espaces sans les ajouter au répertoire de l’application. Les membres peuvent ajouter un participant externe en cliquant simplement sur « Ajouter des personnes » et en entrant l’adresse courriel de leur contact. Cette démarche est tout à fait sécuritaire, car les utilisateurs externes n’ont accès qu’à l’environnement et aux membres des équipes et des espaces auxquels ils ont été ajoutés.
Les collaborateurs externes profitent d’une expérience utilisateur fantastique. Les nouveaux utilisateurs de la plateforme reçoivent une invitation par courriel contenant un lien pour télécharger Webex. À partir de là, ils créent un profil rapide et regardent un court tutoriel, puis sont redirigés directement vers les espaces où ils ont été invités. Leur interface est identique à celle des utilisateurs internes et ils bénéficient de toutes les fonctionnalités et capacités de n’importe quel membre de l’équipe ou de l’espace dont ils font partie. Ceux qui utilisent déjà Webex dans leur propre organisation verront le nouvel espace ou la nouvelle équipe s’ajouter automatiquement dans leurs menus.
On ne remplace pas les rencontres en personne, mais…
… nous ne sommes pas près de revoir les foules dans les salles de conférence, les tempêtes d’idées en vase clos et les dîners d’affaires avec les clients. Nous ne prétendons pas avoir une solution technologique qui offre la même synergie de collaboration que les rencontres en personnes. Toutefois, lorsqu’elle est combinée aux services vocaux hébergés de Beanfield, la solution de Webex s’en approche de très près.
